Forhandlinger

Forhandlinger innebærer å få noe vi ønsker oss fra noen som ønsker seg noe fra oss. Med andre ord handler det om å gi og ta sett fra to partes ståsted. 

Med denne definisjonen er det klart at dette går igjen i bortimot alt vi foretar oss sammen med andre, både jobb og privat. Derfor er det viktig å lære seg god metode som man vet virker. 

Tenk igjennom situasjoner som du jevnlig står i og som innebærer å gi og ta. Skriv dem ned og tenk igjennom hvilken type forhandler du er. 

Jeg anbefaler å bruke metoden for forhandlinger som undervises i MBA- studiet ved universitetet i Edinburgh. Jeg har selv fått svært gode resultater med denne. Metoden tar utgangspunkt i at man gjennom forhandlinger skal prioritere et godt resultat samt et godt forhold til forhandlingspartneren.

Videre legger den opp til at man skal jobbe for et balansert resultat, et vinn – vinn resultat, slik at begge parter kan gå rimelig fornøyd fra forhandlingsbordet. 

Forhandlinger deles i fire faser:

  1. Forberedelse
  2. Diskusjon
  3. Forhandling/ kjøpslå
  4. Fastslå og sluttføre

Forberedelse

I den innledende forhandlingsfasen, altså før møtet med den du skal forhandle med, må du forberede deg godt. Du må først og fremst kartlegge hva du ønsker deg og hva den andre part har som kan gi deg dette. Du må finne ut hva du er villig til å gi for dette og hvor langt du er villig til å gå. Du bør forsøke å sette deg inn i motpartens situasjon og gjøre de samme vurderingen sett fra hans synspunkt. Det beste du kan gjøre er å sette disse opplysningene inn i et forhandlingsskjema hvor du graderer forholdene i høy, medium og lav betydning samt hva inngangs- og utgangsverdi skal være. 

Diskusjon

Herfra og frem må du alltid tenke bytting i forhandlingene. Du gir aldri noe fra deg uten å få noe tilbake. det er en gylden regel i forhandlinger. Let etter forhold som begge tjener på og få disse frem. Det skaper fellesskap og lojalitet i forhandlingene. Skill person og sak og gjør det du kan for å holde en positiv tone. Dette oppnår du gjennom å fokusere på å være nøytral, still spørsmål, oppsummere og gi forsikringer om at dette vil vi klare. Ikke gå i fellen at du skaper en negativ tone gjennom å være truende, skylde på, avbryt, anta og irritere. Det vil bare du tape på. En god forhandler er åpen og gir indikasjoner på hva som kommer, bekrefter at han har forstått, søker så mye informasjons som mulig og beskriver litt av sine tanker og følelser underveis. 

Forhandling

Nå er du kommet til et stadium i forhandlingene hvor det skal fremmes tilbud og aksept. I denne fasen må du være helt klar på hva som er forhandlingsbart, altså dine tradables, og hva de er verdt for deg. Det aller beste er om du vet hva som er av høy verdi for motparten og av lav verdi for deg. Åpne realistisk og vær klar til å bevege på deg. Beveg deg kun gjennom bytting, altså ikke endre på tilbud før du får noe igjen for det. La oss tenke oss et eksempel: Du skal kjøpe et driftsmiddel og skal i en forhandling med en leverandør om prisen. Du har gjort ditt forarbeid og vet at prisen er mellom 100 og 200 tusen. Du vet at leverandøren er svært interessert i å komme inn på markedet, så du har et håp om lav pris. Du vet at andre leverandører  har slitt med å levere slikt utstyr, så du har høy interesse i at dere kommer til enighet. Leverandører vil naturligvis ha høyest mulig pris. Da kan dine forberedelser tilsi at situasjonen ser slik ut:

  • Du er villig til å strekke deg til 150 tusen. Et realistisk åpningstilbud er 100 tusen.
  • Leverandøren ønsker 200 tusen, men du tror på bakgrunn av ovennevnte at han kan være villig til å gå ned til 130 tusen.
  • Forhandlingsrommet du ser for deg er altså mellom 130 og 150 tusen. 

I møtet med leverandøren må du se etter signaler på hva som betyr mye for ham i forhandlingene. Ofte vil motparten svinge mellom frykt, håp og bekymringer. Dette må du se opp mot dine behov og hele tiden avstemme mot hva du er villig til å bytte på. 

Det er min erfaring at gode spørsmål vil alltid drive forhandlinger fremover på en god måte. Vi bruker flere kategorier spørsmål som man kan bruke:

Åpne spørsmål – Stimulerer partene til å snakke fritt (hva, hvordan, hvorfor etc.)

Ledende spørsmål – brukes til å styre forhandlingstema i en bestemt retning (om vi gjør slik, er det da mulig å… Hvis jeg får det, kan du gjøre det..)

Lukkede spørsmål – besvares med ja og nei

Reflekterende spørsmål – brukes for å få parten til å tenke over fortid, nåtid og fremtid

Sammensatte spørsmål – brukes til å sette i gang en samtale (hvordan kom du deg hit i dag, regner det ute?)

Informasjonsspørsmål – brukes til å få frem konkrete fakta

Klargjørende spørsmål – Brukes for å presisere noe (hva menter du med dette, når skjedde dette)

Begrunnede spørsmål – brukes til å klargjøre en parts synspunkt på noe

Hypotetiske spørsmål – brukes til å introdusere nye ideer i forhandlinger, perspektiver

Stimulerende spørsmål – brukes til å stimulere til ny tenkning (kan du tenke deg andre løsninger på problemet, hva om vi gjorde det sånn)

Fokuserende spørsmål – Brukes til å få fokus tilbake på opprinnelig tema (hvordan skal vi nå gå videre med problemstillingen, nå er vi nesten i mål, hva fortsetter vi med)

Avsluttende spørsmål – brukes til å oppmuntre til å avrunde

Evaluerende spørsmål – brukes til å gjøre opp status for å komme videre med prosessen og få frem hindringer

Fastslå og sluttføre

Dette punktet kommer helt til slutt i forhanldinger når det er bort i mot helt klart hva resultatet blir. Du skal nå spørre om dere har felles forståelse om resultatet. Husk at på dette stadiet skal du som tidligere alltid først si hva du ønsker deg og deretter hva du kan tilby. Dette gir ikke motparten noe rom for å så tvil om dine intensjoner, men må konsentrere seg om hva han kan bidra med.

Nå anbefaler jeg at du velger en av forhandlingssituasjonene i din liste ovenfor og forbered deg på neste gang du skal gjennomføre en forhandling basert på det du nå har lært.