Medarbeidersamtale

- Et gammelt problem som trenger en ny løsning

I denne artikkelen skal vi ta opp en gammel kjenning; medarbeidersamtale. Det fins nærmest ubegrenset forskning og undersøkelser på dette fenomenet og det fremstår nærmest unisont en holdning om at dette er veien til fruktbart samarbeid og utvikling i virksomheter. Det kan det være, men slettes ikke alltid.

Medarbeidersamtale – et problem?

En gjenganger er at mange mener at medarbeidersamtale ikke fungerer etter sin hensikt. Hvor ofte har vi ikke hørt at ”vi må komme oss igjennom disse i år også” eller ”husker du hva vi snakket om i fjor”.  For ikke å snakke om ”medarbeidersamtale mal” eller ”sjekkliste”. Mange av oss har opplevd at disse samtalene gir lite mening eller er særlig effektiv. I tillegg hører vi at samtalene ikke er lovpålagt, men ”alle” mener dette er samtaler som skal gjennomføres minst en gang pr år.

Siden dette er en oppgave de fleste anser som obligatorisk, bruker vi mye tid og ressurser på samtalene, på tross av en begrenset forventing til verdien.

Dette er en problemstilling som fortjener mer oppmerksomhet. Kan vi tenke nytt her? Kan vi gjøre noe som hever verdien betraktelig på medarbeidersamtalene, samtidig som vi effektiviserer hele arbeidet og kutter tidsbruken vesentlig? Ja det kan vi absolutt, noe jeg skal vise deg. Men for å forstå meningen og hva vi bør gjøre, skal vi først se litt på medarbeidersamtale i en litt større kontekst.

Tidligere var det sånn at den viktigste aktiva i en virksomhet var driftsmidlene. Så lenge disse var godt vedlikeholdt og hadde lite nedetid, var virksomhetene sikret god inntjening. I dag er det ikke sånn. Faktisk er det sånn at de viktigste ”driftsmidlene” i en virksomhet går hjem kl 16. Det er medarbeiderne! Det betyr at for å sikre god drift og inntjening må oppfølgning av medarbeiderne ha topp prioritet. Relasjonen mellom ledelse og medarbeidere må være god og ta utgangspunkt i hva vi vet er fruktbart i jobbsammenheng. Hva betyr da det?

Medarbeidere er hele mennesker

Forskning og erfaring har vist oss at medarbeidere gir gode resultater når de har det bra som en helhet. Det betyr at dersom alt er fint på hjemmebane, så fungerer det bra på jobb. Har man det godt hjemme og får dekt sine behov, skal det veldig mye til for at det ikke går fint på jobb. Og andre veien; hvis man har det fint på jobb og opplever mening, vekst og utvikling vil det slå positivt ut for livet i heimen. Det betyr at vi må være opptatt av hvordan den enkelte har det utenom jobben, for at jobben skal gå bra. Dette er egentlig logisk, men lett å glemme.

Vi mennesker har i bunn og grunn seks behov som vi fra naturens side alltid søker å få dekt i hverdagen. Dette er

  1. Sikkerhet
  2. Variasjon
  3. Betydning
  4. Kjærlighet og relasjoner
  5. Vekst
  6. Bidrag til andre

Det varierer hva som står øverst på listen hos den enkelte. I spennet mellom personen og det som står øverst på listen, finner du et menneskes modell av verden. Som leder er det viktig å kjenne, forstå og sett pris på denne hos sine medarbeidere.  Som du skjønner så kan disse behovene dekkes både privat og i jobbsammenheng. Det vi har erfart er at hvis man finner en aktivitet, for eksempel jobben, som dekker tre eller flere av disse behovene, blir man ”avhengig”. Det vil si at man finner stor grad av mening i aktiviteten. Og mening avler aktivitet og innsats. 

Florence Littauer har i sin bok ”Personality Plus” utviklet en relasjonsmodell som beskriver ulike mennesketyper og hva som kjennetegner dem.

Denne modellen brukes til å forstå hva som er den enkeltes styrker og svakheter.

En ”gul” person snakker masse og beveger seg mye. De elsker å vise og forklare. De er gode på markedsføring og er gode talere. Deres svakhet kan være å følge opp og har en tendens til å prioritere det som er morsomt.

En ”rød” person holder seg til poenget, får ting gjort og går videre. Han snakker raskt. Dette er personer som har stor tro på seg selv og er kraftfull. Røde personer elsker utfordringer.

En ”blå” person er analytisk, drøfter for og imot og tar rasjonelle beslutninger. De blå er veldig smart og organisert. Han glemmer ikke noe og er opptatt av orden og struktur.

En ”grå” person er opptatt av relasjoner og vil bli kjent med mennesker. Han lytter aktivt og passer på og støtter andre. Han trenger tid til å rådføre seg. En grå persons svakhet kan være at han lar seg lett overkjøre og aksepterer andres unnskyldninger for lett.

En viktig oppgave er å finne ut hvor den enkelte har sin preferanse, altså som ligner mest. Alle har vi nok elementer av ulike typene, altså hvilken hjørne av figuren vi tilhører, men det er som regel en som dominerer. Denne kunnskapen kan dramatisk endre resultatene i din virksomhet gjennom å fordele oppgaver til personer som passer best til dem.

Hva kjennetegner en god leder

En god leder har noen spesielle ferdigheter i forhold til sine medarbeidere. Dette er sider ved ditt lederskap som du må utvikle så godt det lar seg gjøre.

For det første er en god leder til stede. Både fysisk og mentalt. Medarbeidere får høyere trivsel og er mer produktiv når lederen er til stede med hele sin energi og fokus. For det andre er en god leder klar på hvor virksomheten skal, hvilke valg som er gode og hva ”vi” skal få til sammen. For det tredje er en god leder opptatt av å tegne klare bilder av hvor virksomheten er nå og hvor den vil være i fremtiden. For det fjerde er lederen klar på hva som er virksomhetens kritiske suksessfaktorer, kritiske resultatområder og hvilken standard på arbeidet som kreves. For det femte har lederen fokus på utvikling og hele tiden sørge for å være en litt bedre virksomhet nå sammenlignet med tidligere.

En god leder skjønner at for å oppnå det beste for sin virksomhet må kvaliteten på tenkningen blant ledelse og ansatte heves. Dette er bare mulig gjennom kreative samtaler mellom alle ansatte i virksomheten.

Medarbeidere lar seg lede av en spesiell type ledere

Vi vet at medarbeidere lar seg påvirke av ledere som innehar tre grunnleggende menneskelige egenskaper. For det første at de er til å stole på. Jeg liker det gamle uttrykket hedersmann/ kvinne. Dette er et uttrykk for at tillit, ekthet og ærlighet er viktige verdier. For det andre at de beundrer lederen i forhold til at han/ henne er en god rollemodell som har oppnådd gode resultater. For det tredje at lederen bryr seg om dem som hele mennesker.

Hvis du som leder klarer å etterleve dette vil du ha stor kraft som leder og høy grad av overtalelsesevne.

Hva kan du gjøre som ivaretar alt dette på en enkel og effektiv måte

Med dette bakteppet håper jeg du ser at relasjonen mellom ledelse og medarbeidere er nøkkelen til gode resultater. Alt i alt snakker vi om en god kultur. En kultur som baserer seg på mellommenneskelighet, kreativitet og åpenhet. En siste faktor som er viktig, som vi nå skal se på, er struktur. Her kommer medarbeidersamtale inn.  Medarbeidersamtale kan gjøres utrolig interessant, virkningsfull og viktig i din virksomhet. Men for at den skal bli det, må det gjøres noe med metoden og verktøyet som brukes.

Les mer om dette her.